Visual communication.

Il nuovo modo di fare meeting.

Ore 17:00. Siete a un meeting dalle nove del mattino e iniziate a sentirvi più ostaggi che ospiti. L’ennesimo relatore sale sul palco, mentre alle sue spalle scorrono le solite slide. I più tecnologici in platea stanno guardando Facebook, Instagram, Twitter. I più tradizionalisti scarabocchiano sul block notes. Qualcuno sicuramente sta dormendo. L’attenzione è a zero.

Chi di voi si è ritrovato in una situazione come questa? Probabilmente tutti.

Il problema non siete voi, ma un evento inefficace.

Passare dallo sbadiglio collettivo all’engagement è possibile. Con la giusta strategia, si possono creare meeting stimolanti ed efficaci, ma è necessario, per prima cosa, ribaltare le dinamiche tradizionali e scardinare i vecchi ruoli. Non più qualcuno che comunica “dall’alto” e qualcuno che ascolta passivamente: oggi, le parole chiave sono collaborazione e coinvolgimento. Gli ospiti devono avere un ruolo attivo e prendere parte alla conversazione, pensata come un dibattito aperto e di valore.

Un valido strumento è la Visual Communication che, attraverso componenti visuali, facilita e stimola l’interazione: i partecipanti sono chiamati a collaborare e intervenire sui graphic template, grossi poster a parete con schemi disegnati, che rappresentano il “campo da gioco” e forniscono le regole di collaborazione, lasciando libertà di espressione e contributo. È dimostrato, infatti, che questi strumenti visual stimolano la proattività e la creatività durante le fasi di divergenza, così come la concretezza e l’efficienza nelle successive fasi convergenti, con un engagement continuo del gruppo di lavoro.

Ma come nasce, di fatto, un meeting efficace? Inizia tutto con un disegno: il disegno della riunione. Sarà questo il nostro punto di partenza: attraverso uno schema strutturato per definire l’obiettivo da raggiungere, si identificano le piste, ovvero le componenti del meeting.

Le piste sono caratterizzate da un punto di decollo e da un punto di atterraggio (l’obiettivo da raggiungere). Ne sono state identificate sei, capaci di ricoprire tutte le situazioni: Knowledge sharing, Building Understanding, Problem solving, Creatività-Innovazione, Decision making, Pianificazione. Dopo aver identificato le piste che compongono il meeting, l’ideatore le combinerà in sequenza per raggiungere l’obiettivo, valutando anche quanti e quali meeting dovrà organizzare, con quale durata, chi dovrà coinvolgere e quando. Insomma, definendo non un semplice evento, ma un vero e proprio format. Il passo conclusivo è rappresentato dalla definizione dell’agenda, solida nella sequenza delle attività, realistica nelle tempistiche, e con la chiara definizione dei risultati da raggiungere e dei prossimi passi da indirizzare.

Et voilà: ecco i segreti per un meeting coinvolgente, all’insegna dell’engagement e della collaborazione.

Fonti: Marco Ceretti, Meeting più efficaci, l’Impresa Il sole 24ore; The purpose and potential of leading group process , by David Sibbet The Grove. Design Thinking timeline , by Jo Szczepanska Monash Faculty of Art, Design and Architecture. Visual consulting series, organized by Glen Global Learning & Exchange Network.

Red Point Team

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